VZP chystá digitalizaci dokumentu za 115 milionů korun
Během loňského roku vyhlásila Všeobecná zdravotní pojišťovna tendr na digitalizaci dokumentů, které jsou předmětem komunikace mezi VZP a jejími klienty. Předpokládaná hodnota této zakázky byla téměř 383 milionů korun bez DPH. Soutěž nakonec vyhrála firma ICZ, která nabídla nejvýhodnější cenu - 114,9 milionů korun bez DPH. Na podrobnosti projektu se redakce MT zeptala Vlastimila Sršně, ředitele Odboru komunikace VZP.
Mohl byste připomenout, u kterých dokumentů bude digitalizace na základě této zakázky prováděna?
Digitalizace se týká všech nestrukturovaných dokumentů (dopisy, stížnosti apod.) a v první fázi vybraných strukturovaných dokumentů. V zadávací dokumentaci je vyjmenováno pět vybraných formulářů: přehledy o platbě pojistného zaměstnavatele, platba pojistného OSVČ, hromadné oznámení zaměstnavatelem, evidenční list zaměstnavatele, evidenční list pojištěnce s tím, že VZP bude přidávat další podle potřeby a měla to tak od počátku v plánu.
Jak staré dokumenty bude VZP digitalizovat? Co konkrétně bude znamenat „vytěžování dat“?
Zakázka Digitalizace dokumentů se týká nově přijatých dokumentů. Vytěžování se týká právě zmiňovaných strukturovaných dokumentů a znamená převedení potřebných dat z papírového nosiče do elektronického tvaru v definovaném rozhraní. Tato data se nahrávají do aplikací a dále zpracovávají.
Proč VZP potřebuje digitalizaci dokumentů? Jaké konkrétní přínosy má tento krok v praxi přinést?
VZP ročně zpracovává cca 2 000 000 nestrukturovaných dokumentů a 3 000 000 strukturovaných dokumentů (pro pět vybraných formulářů). Digitalizace je součástí koncepce zpracování dokumentů, kam patří vytvoření centrální doručovací adresy, centrální podatelny, centrální digitalizační linky a centrálního archivu. Pro naše klienty bude znamenat zjednodušení celého procesu – od předávání dokumentů na jedno místo až po jeho zpřístupnění ze všech pracovišť VZP. Pro VZP bude znamenat podstatné zrychlení a zefektivnění práce s dokumenty. Cílem VZP je aby obíhaly dokumenty, nikoli její klienti.
Podle našich informací by místem plnění této zakázky mělo být sídlo regionální pobočky VZP – Jihlava. Bude dodavatel provádět zakázku na svých vlastních přístrojích nebo na zařízení, které vlastní VZP?
Digitalizační pracoviště bude plně outsourcované. Služba bude zahrnovat kompletně vše dodavatelsky. Činnosti budou realizovány ve stávajících prostorách, které jsou v majetku VZP, tak aby je dokumenty neopouštěly. Dodavatel bude VZP platit řádný pronájem. Neopomenutelnou výhodou tohoto řešení je, že VZP rovněž ušetří velké množství pracovních míst v rámci celé ČR a výrazně tak zefektivní své vnitřní náklady.
VZP tedy hodlá propustit desítky zaměstnanců na různých pobočkách VZP?
Díky zavedení digitalizace dokumentů budou zrušeny veškeré úvazky, které se dnes touto činností musely zabývat na všech úrovních pojišťovny, včetně přísunu papírové dokumentace a obdobně. V tuto chvíli agenda digitalizace dokumentů zaměstnává na všech pobočkách VZP cca 300 zaměstnanců, i když tato činnost nepředstavuje celý úvazek, ale většinou částečný.
Celý projekt má stát 114,9 milionů korun bez DPH. Má být tato částka pouze platbou za službu digitalizace nebo pokrývá veškeré výdaje s ní spojené
Vítězná nabídková cena ve výši 114,9 mil. Kč bez DPH (bez opce) na čtyři roky zahrnuje kompletní náklady na naskenování počtu dokumentů, uvedenému v zadávací dokumentaci. Pokud by VZP tuto činnost vykonávala sama, náklady by byly násobně vyšší (archivace, doprava, personální náklady…). Navíc cena 114,9 milionů je stanovená jako maximální a lze předpokládat, že bude nižší. Jde totiž o cenu rámcovou. Skutečná se bude odvíjet od přesného počtu dokumentů. Tedy jinými slovy, nejedná se o paušál, ale VZP bude hradit pouze za naskenované doklady, proto s velkou pravděpodobností nebude ani tato částka vyčerpaná. S ohledem na stávající náklady je návratnost tohoto čtyřletého kontraktu pouze jeden rok, což svědčí o značné výhodnosti.
Kolik se této zakázky účastnilo firem a proč ji nakonec získala společnost ICZ?
Otevřeného výběrového řízení se zúčastnilo sedm společenství firem z ČR i zahraničí. Díky tomu se také podařilo významně snížit původně předpokládanou cenu. Vítězem se stala firma ICZ se svým subdodavatelem firmou ScanService a.s. Zvítězila společnost s nejnižší cenovou nabídkou. Bez zajímavosti není, že odhadovaná cena zakázky byla 295 mil. Kč bez DPH a nabídky se pohybovaly v rozmezí 114 až 201 mil. Kč. Z toho je vidět, že odhad nebyl až tak úplně chybný.
Některé státní instituce - například Česká správa sociálního zabezpečení provádí digitalizaci pomocí interních zdrojů, bez externího dodavatele, ačkoliv ročně zpracovává desítky miliónů různých dokladů. Proč se VZP rozhodla digitalizovat prostřednictvím dodávky od firmy?
VZP se rozhodla outsoursovat digitalizační linku z jasných důvodů. Vybudovat takové pracoviště by si vyžádalo značné investiční náklady. VZP očekává nárůst elektronických formulářů a elektronického oběhu dokumentů, proto by bylo neekonomické vynaložit takové náklady.
Názory IT odborníků
Jaký mají názor na digitalizaci papírových dokumentů lidé, kteří se zabývají IT ve zdravotnictví a státní správě? Například MUDr. Pavel Kubů, člen představenstva Českého národního fóra pro eHealth příliš nechápe smysl takového projektu. Podle něj by bylo logičtější, aby se VZP soustředila místo digitalizace papírových dokumentů na motivování svých klientů k zasílání dokumentů elektronickou cestou. „Většina poskytovatelů zdravotní péče pracuje primárně s daty v elektronické podobě a následně je tisknou na papír a posílají je v tištěné formě do VZP. Proč pojišťovna raději nejde cestou rozšíření smluvních povinností, včetně motivace k výlučně elektronické komunikaci? Zaměstnavatelé už dnes stejně běžně vedou tzv. human resources agendu elektronicky, málokterý zaměstnavatel má o zaměstnancích pouze papírové dokumenty,“ upozorňuje MUDr. Kubů. O tom, do jaké míry používají počítač a internet OSVČ, by se dalo debatovat, ale většina z nich má podle MUDr. Kubů přístup na internet a odesílá dokumenty elektronicky. I v tomto případě by doporučoval větší důraz na motivování k tomu, aby dokumenty posílali elektronicky. „S nadsázkou se dá říci, že by bylo možná efektivnější využít oněch 115 milionů korun, které VZP plánuje použít pro digitalizaci, k motivování klientu, aby všechny dokumenty pro styk s pojišťovnou byly posílány pouze elektronicky. VZP se místo toho chová nelogicky. Nechá všechno dál běžet v papírové formě s tím, že to pak bude digitalizovat prostřednictvím dodavatele. Je to trochu jako v Kocourkově - zaměstnavatel z primárně digitální formy přehledu udělá papírovou kopii, kterou odešle na VZP a pojišťovna ji dá dodavateli, který z ní vytvoří elektronický dokument. Přitom už dnes lze využívat stávající systém digitalizace státní správy – máme datové schránky a czechpointy, které mohou sloužit i pro bezpečnou komunikaci,“ upozorňuje MUDr. Kubů s tím, že pokud některý z klientů nemá možnost odesílat dokumenty digitálně, může využít nejbližší czechpoint, a tam si může nechat daný papírový dokument převést do elektronické podoby a ověřeně doručit do pojišťovny. „ Bylo by zajímavé zjistit, zda návratnost nákladů na projekt digitalizace zmiňovaná VZP byla kalkulována s ohledem na scénáře využívající již existující infrastruktury eGovermentu pro zabezpečené posílání elektronických i konverzi papírových dokumentů,“ dodává MUDr. Kubů.
Také Zdeněk Pils, místopředseda představenstva ICT unie (Sdružení pro informační technologie a telekomunikace) zmiňuje možnost garantovaného doručení elektronických dokumentů prostřednictvím datových schránek s tím, že podle zákona mají být využívány prioritně. „Je otázka, jak jsou na oběh pouze digitálních dokumentů připraveny všechny strany, zdravotní pojišťovny, zdravotnická zařízení, lékaři, atd., a jejich informační a komunikační systémy, nicméně ze zákona by všechny subjekty veřejné a státní správy, včetně právnických osob, měly být na systém datových schránek napojené. Digitalizaci, konverzi z papírové do digitální podoby, by pak bylo potřeba řešit jen pro velmi malou část dokumentů. Navíc velká část, odhaduji, že to může být přes 80 až 90 %, zdravotnické dokumentace dnes vzniká v digitální podobě. Tzn., že uvedené úspory by mohly být ještě vyšší, protože by se ušetřilo za tisk dokumentů u lékařů a jejich posílání poštou,“ uvádí v komentáři Zdeněk Pils.
Další z odborníků věnujících se IT ve zdravotnictví, Ing. Luděk Čermák, naproti tomu nechápe, proč VZP zadává zakázku externímu dodavateli, místo toho, aby ji řešila interními kapacitami. „Podle mého názoru by VZP přišlo mnohem levněji, kdyby si celou technologii pořídila pro ústředí a všechny krajské pobočky sama a provozovala digitalizaci vlastními silami. Překvapuje mě, že zakázku v uváděné hodnotě 383 mil. Kč bez DPH lze vysoutěžit za 114 mil. Kč bez DPH, tj. za 3,3krát méně. Rozdíl 269 mil. Kč rozhodně nelze pokládat za úsporu VZP při realizaci prací dodavatelsky, neboť podle hrubého propočtu by stejný objem práce zvládlo 14 pracovníků VZP s platem 27 000 Kč, vč. sociálního a zdravotního pojištění a ještě by každý rok zbylo 10 milionů korun bez DPH na nutné výdaje, jako např. média, servis apod.,“ vypočítává Ing. Čermák.
ZP: snaha o minimalizaci obíhání papírových dokumentů
Zajímalo nás také, jak řeší problematiku digitalizace dokumentů ostatní pojišťovny. Ing. Ladislav Friedrich, generální ředitel Oborové zdravotní pojišťovny (OZP) souhlasí s tím, že je lepší jít cestou všeobecné digitalizace papírových dokumentů, než vést paralelně papírovou a elektronickou dokumentaci. „Naše pojišťovna se snaží motivovat plátce, aby využívali pro podávání přehledů náš portál a elektronické rozhraní, spíše než aby posílali podklady v papírové formě. Není příliš efektivní nechat běžet "papírový provoz" a vynakládat peníze na vytěžování dat z papírové podoby do digitální. Pojišťovny by se měly spíše snažit, aby pojištěnci využívali datové schránky, czechpointy apod. Naše pojišťovna provádí převod papírových dokumentů do elektronické podoby vlastními prostředky, pouze složité dokumenty nechává zpracovávat dodavatelsky,“ popisuje situaci v OZP Ing. Friedrich.
VZP: o motivování klientů se snažíme, ale změny přicházejí pomalu
Vzhledem k tomu, že situace u největší zdravotní pojišťovny je jak co do počty klientů, tak jejich struktury, ale i počtu poboček a množství používaných dokumentů dosti specifická, dali jsme ještě řediteli odboru komunikace VZP, Vlastimilu Sršňovi prostor pro upřesnění důvodů, které VZP vedly k vypsání zakázky na digitalizaci dokumentů, pro komentář k vyjádření IT odborníků. Speciálně nás pak zajímali odpovědi na otázky, jestli má VZP nějakou možnost motivovat své klienty nebo jejich zaměstnavatele, aby posílali formuláře přednostně elektronicky. Existují v tomto ohledu specifika mezi VZP a OZP? Vůči čemu byla návratnost nákladů na projekt digitalizace poměřována?
„Předně bych chtěl upozornit, že VZP si plátců, svých klientů, velice váží a nemá nejmenší zájem jim jakkoli komplikovat život. Naopak, naší snahou je, aby měli vše co nejjednodušší,“ předesílá Vlastimil Sršeň a upřesňuje, kterých dokumentů se má digitalizace týkat: „VZP ČR se rozhodla pro digitalizaci dvou skupin dokumentů. Jednak to jsou nestrukturované dokumenty (dopisy, stížnosti apod.), které jsou následně předány do systému elektronické spisové služby a v ní zpracovány. Vzhledem k počtu a věkové struktuře našich klientů se nedá předkládat, že v dohledné době budou více využívat elektronické komunikace. Druhou skupinou dokumentů jsou vybrané strukturované dokumenty – formuláře. Jde o pět nejčastěji používaných formulářů, u kterých jsem již hovořil v předchozích odpovědích. Zdravotnické dokumentace, o které se zmiňuje Zdeněk Pils, se tento projekt netýká. Přesto mi dovolte upřesnit - zdravotnická dokumentace je v ČR v elektronické formě pouze z cca 65 %, nikoli 80 až 90%, jak uvádí Z. Pils.“
VZP ČR podle Vlastimila Sršně vedle tohoto projektu nabízí jak využití elektronických formulářů na Portálu VZP, tak i možnost propojení přes B2B kanál. Pojišťovna také několikrát oslovovala všechny své partnery (přes Portál, tisk, dopisy, e-mail), aby je přesvědčila o výhodnosti elektronické komunikace. „Také před zahájením celé této akce provedeme další kampaň s cílem minimalizovat následné náklady na digitalizaci. Kromě toho na každé regionální pobočce jsou vyškolení klíčoví pracovníci, kteří ve spolupráci s IT pracovníky pomáhají v případě problémů i na pracovištích našich klientů,“ doplňuje ředitel odboru komunikace VZP. Podle něj využívala VZP v minulosti, když to bylo možné, i finanční bonifikace za předávání elektronickou formou. Přesto ze zkušeností VZP vyplývá, že elektronickou cestu pro komunikaci s pojišťovnou zatím využívá pouze cca 25 % zaměstnavatelů.
Vlastimil Sršeň dále vysvětluje: „Teorie o datových schránkách je sice velmi hezká a moc dobře zní, ale je potřeba si uvědomit, že žijeme v ČR, daném čase a dané době, kdy příliš využívané nejsou. Do budoucna samozřejmě počítáme s tím, že se budou používat ve větší míře."
A proč Outsourcing?
"Právě s ohledem na preferenci elektronických kanálů a předpokládané snižování počtu papírových formulářů jsme zvolili cestu outsourcingu. Zřídit pracoviště s maximální kapacitou a v době několika let ji pak nevyužít a problematicky likvidovat je neefektivní, dodavatel přece jenom může operativněji reagovat,“ vysvětluje Vlastimil Sršeň.
Výpočet návratnosti byl podle Vlastimila Sršně proveden na základě předpokládaného počtu přijatých dokumentů a na druhé straně předpokládané úspory pracovníků, dopravních nákladů, nákladů na skladování a vyhledávání. Skenovací pracoviště dodavatele bude umístěno v prostorách VZP a dodavatel zaplatí řádný pronájem, dokumenty neopustí budovu VZP, a tedy v tomto režimu nevznikají žádné dopravní náklady.
(red), www.tribune.cz
Zdroj: www.tribune.cz