Potřebujeme jednotný datový formát pro léky i zdravotnické prostředky
Mohl byste představit běžné modely nakupování a logistiky v nemocnicích?
Dodavatelé distribuují své zdravotnické prostředky do nemocnic obvyklým způsobem přes nemocniční sklad zdravotnického materiálu. Ten bývá součástí lékárny, kde má za objednávání zdravotnických prostředků zodpovědnost např. farmaceutická laborantka. V mnoha případech je však sklad od lékárny oddělen a spadá pod obchodní útvar nemocnice, kde je za objednávky zodpovědná zdravotní sestra či osoba z ekonomického úseku.
V nemocnicích se tedy objednává dle ustálených zvyklostí, většinou na základě žádanky z oddělení, která se předává dále do skladu. Tam je zpracována zodpovědnou osobou, kterou je – dle popisu na žádance – výrobek identifikován a následně objednán. Identifikace ale probíhá pouze na základě znalostí přítomných pracovníků. V praxi to vypadá tak, že je pro většinu výrobků v nemocnici zaveden lokální výraz, který však přesně neidentifikuje daný výrobek od konkrétního dodavatele. Nejedná se tedy o přesnou identifikaci dle číselníku výrobce nebo dodavatele zdravotnických prostředků. A to je současný stav, který funguje ve většině nemocnic.
Jakou nevýhodu spatřujete ve standardních procesech objednávání?
V daném systému tak, jak je zaveden ve většině nemocnic, existuje spousta článků, kdy může selhat lidský faktor. A to při přenosu informací od lékaře přes sestru až po někoho dalšího, kdo žádanku na oddělení zpracovává.
Objednávky se u dodavatelů provádějí různým způsobem – telefonem, faxem, e-mailem, někde se posílají objednávky i poštou. Může se jednat i o objednávky, které se opakují v pravidelných měsíčních cyklech. Nebo aktivně volají sami dodavatelé, zda není potřeba něco ve skladu doplnit. Někteří dodavatelé mají i svoje portály, ale tady zase narážíme na nemožnost on-line připojení ve skladu při konečném procesu objednávání. Navíc při existenci stovek portálů různých dodavatelů je to pro dotyčného, jenž v nemocničním skladu objednává, velmi nepraktické.
V některých případech to bývá jasné a jednoduché a materiál je dobře specifikován bez možnosti záměny. Ale v mnoha jiných situacích záleží opravdu jen na znalostech pracovníka skladu. Ten se musí rozhodnout pro konkrétního dodavatele a konkrétní výrobek – buď na základě vyhraného výběrového řízení, nebo konkrétní nabídky.
Osobně v takovém procesu spatřuji spoustu chyb a omylů, kdy se na dané oddělení nedostane přesně to, co si chtělo objednat. A když už dostanou výrobek, který požadovali, tak často chybějí úplné informace, které by bylo potřeba mít k dispozici nejlépe už v prvotním procesu objednávání. A tak je často pro oddělení nemocnice, jež si zdravotnické prostředky objednává, často překvapením, jaký konkrétní výrobek k nim dorazí. Je to velmi náročné na lidské zdroje a musím se zmínit také o velké chybovosti v logistice a nedostatku relevantních informací o produktu.
Čím tedy docílit přesnější specifikace objednávaných výrobků a zjednodušení logistiky?
Občas si oddělení konkrétněji specifikují produkt, který chtějí, ale v každém případě je informace o výrobku neúplná, protože nemocnice nečerpají z žádné obecné databáze.
Jinak je tomu u léčiv, která jsou přesně specifikována. Je jim přiřazen název, kód SÚKL, výrobce a kód VZP společně s přesnou identifikací balení, která vzniká již v okamžiku registrace. U zdravotnických prostředků tomu tak není a nejspíš ani nebude. Identifikátor není zcela přesný, protože je dán pouze katalogovým číslem dodavatele či výrobce zdravotnických prostředků.
To vše by nám mohly pomoci odstranit informační technologie. Aby ten, kdo požaduje konkrétní výrobek, měl možnost se s ním seznámit, získat co nejvíce informací a vygenerovat přesný požadavek. Aby si objednával, co potřebuje a co mu nejvíce vyhovuje.
K danému účelu slouží elektronické systémy umožňující najít všechny výrobky, které nemocnice může objednat a potřebuje je k poskytování zdravotní péče. A tím nemůže být série systémů od jednotlivých dodavatelů zdravotnických prostředků, ale jednotná společná komunikační platforma, která by mohla zahrnout minimálně seznam základních produktů. Vznikl by zdroj informací pro objednávání a přesnou identifikaci výrobků.
Samozřejmě, že spousta nemocnic má svůj vlastní elektronický systém žádanek. Tam se však čerpá z lokálních skladových karet a opět chybí přímá návaznost na dodavatele. Takže objednávka sice může probíhat elektronicky, ale ve směru k dodavateli už se většinou telefonicky objednává něco jiného. Dnes existují různé systémy, které se snaží v různých datových formátech informace přinést, ale zatím nejsou často využívány.
A proč tomu tak podle vás je?
Domnívám se, že méně než deset procent nemocnic využívá některý ze systémů jednotné elektronické komunikace s dodavateli. Je to dáno tím, že se stále jedná o poměrně novou technologii, která nebyla prvotně nabízena. Celá situace je také obtížněji proveditelná. Ne všichni dodavatelé jsou totiž schopni poskytnout na svých výrobcích informace v elektronické podobě. To bohužel nenabízí mnoho firem.
Skutečnost, že se systémy ještě stále využívají velmi málo, je dána více faktory. Management nemocnice si třeba často ani neuvědomuje, kolik je proces objednávání stojí času. Největším problémem bývá obava ze změny a hlavně obava, zda takový systém má vůbec smysl. A tak bude na dodavatelích zdravotnických prostředků, aby přesvědčili nemocnice, že daný systém má smysl a je efektivní.
Jak by tedy mělo vypadat nakupování přes jednotný systém?
Princip takového sytému spočívá v práci se stejnými daty. Ideální by bylo objednávání pomocí aplikace, která by byla od prvotního objednatele – lékaře či sestry – propojena přímo k dodavateli. Zdravotníci by si mohli najít přesné katalogové číslo výrobku i název a zjistit další relevantní informace, za jejichž aktualizaci ručí dodavatel. Přesné údaje o produktu by mohly být známy již při procesu objednávání – např. včetně obrázku výrobku či návodu k použití.
Pokud se v takovém systému přestane dodávat některý z produktů, pouze se aktualizuje výrobek s jiným kódem a adekvátními informacemi. Nechybějí pak ani informace o možnosti odebrání výrobku ze skladu dodavatele, ani údaje o tom, že se z důvodu inovace jedná o produkt jiný. Možností, jak by se mohl do budoucna rozvíjet a zdokonalovat přenos informací, se nám nabízí celá řada. Bohužel v danou chvíli je vše ještě v počátcích a poměrně limitováno naší ochotou ke změnám.
V praxi by to mělo podle mě tedy fungovat následovně. Ve chvíli, kdy si nemocnice informační systém zakoupí, spojí se se všemi svými dodavateli a zjistí, jaký datový formát potřebuje. Dnes existují asi čtyři základní formáty dat, se kterými umí pracovat lékárenský software, které ale bohužel vycházejí z nákupu léčivých přípravků a jen částečně odpovídají potřebám zdravotnických prostředků.
Lékárny a velkododavatelé léčivých přípravků využívají pro zpracování dat systém společnosti Pharmadata, který je však pro dodavatele relativně drahý, a už vůbec nepočítá s rychlostí inovací ve světě zdravotnických prostředků. Průměrná doba na trhu pro zdravotnický prostředek a jeho dané katalogové číslo je dva roky. Přitom se nemusí jednat o převratnou inovaci, ale je s ní vždy spojeno nové katalogové číslo, název atd. Proto by bylo vhodné vytvořit společný datový formát, který dnes chybí. Domnívám se tedy, že stejně nakonec dospějeme do situace, kdy se vytvoří jednotný datový formát vhodný pro zdravotnické prostředky i léky.
Plnou verzi článku najdete v: Medical Tribune 17/2008, strana B5
Zdroj: